Обробка нотаток зі зустрічей

Автоматизація обробляє нотатки зі зустрічей без участі людини-секретаря: записує, розшифровує, скорочує та розкладає завдання за відповідальними. Формат на виході — коротке зведення на 150-300 слів плюс структурований список завдань, готовий до імпорту в трекер задач.

Система працює поверх відеодзвінків Zoom, Google Meet або Microsoft Teams — або підключається ботом до зустрічі, або читає нативний транскрипт платформи.

Основна цінність не в записі, а в автоматичному розкладанні завдань по людях і системах після закінчення дзвінка.

Процес виглядає так — від моменту, коли зустріч потрапляє в календар, до моменту, коли учасники отримують свої нагадування:

1. Бот підключається до зустрічі за запрошенням із календаря або активується автоматично через інтеграцію з календарним сервісом.
2. Аудіо перетворюється в текст із розпізнаванням мовців — кожна репліка прив'язана до конкретного учасника.
3. AI-агент на базі LLM (наприклад, AI-модель) аналізує транскрипт і витягує: коротке зведення зустрічі, список прийнятих рішень, завдання з відповідальними та дедлайнами, ключові цитати для контексту. Промпт задає структуру витягування — які поля обов'язкові, які опціональні.
4. Завдання групуються за відповідальними та форматуються під структуру трекера задач команди — заголовок, опис, дедлайн, проект.
5. Завдання створюються автоматично в системі трекера задач через API, з прив'язкою до проекту та тегів.
6. Кожному учаснику надходить персональне нагадування у месенджері — лише його завдання та релевантне йому зведення.
7. Повна розшифровка та зведення зберігаються у спільне сховище нотаток (наприклад, Notion), пов'язуються з посиланням на подію в календарі — щоб учасники могли повернутися до контексту через тиждень.

Весь цикл від кінця зустрічі до доставки завдань займає від 3 до 10 хвилин залежно від тривалості дзвінка та навантаження LLM.

Що автоматизація НЕ робить

• Не замінює ведучого зустрічі. Рішення та пріоритети залишаються за людьми — AI-агент лише фіксує сказане.
• Не гарантує 100% точність транскрипції. Специфічні терміни, сильні акценти або погана якість звуку знижують розпізнавання — підсумкове зведення потрібно перевіряти перші тижні.
• Не розставляє пріоритети завдань. Завдання витягуються як є: якщо на зустрічі не зафіксовано дедлайн або відповідального, система залишить поле порожнім, а не вгадає за контекстом.

Технічно автоматизація будується навколо одного з готових SaaS-сервісів для зустрічей плюс набір інтеграцій з робочими системами команди. SaaS-інструмент бере на себе транскрибацію та базове вилучення завдань, а оркестрація між календарем, трекером задач і месенджером налаштовується через вбудовані інтеграції або через no-code-оркестратор на кшталт рушія робочих процесів або Zapier.

Потік даних

1. Календарний сервіс (Google Calendar або Outlook) надсилає подію зустрічі до бота для зустрічей.
2. Бот підключається до зустрічі за посиланням, записує аудіо та відео.
3. На стороні SaaS-сервісу аудіо перетворюється на текст із діаризацією — ідентифікацією тих, хто говорить, за голосом.
4. LLM-модель обробляє транскрипт за заздалегідь заданим промптом: вилучити рішення, завдання, власників, дедлайни, відкриті питання.
5. Результат — структурований JSON з полями: summary, decisions, tasks (owner, title, due_date, description).
6. Інтеграційний шар розподіляє завдання за цілями: в трекері задач створюються тікети, до Slack або Microsoft Teams надходять персональні повідомлення, повне зведення зберігається в Notion.
7. Посилання на зведення прикріплюється назад до події в календарі — щоб учасники могли повернутися до контексту без пошуку.

Кроки впровадження

1. Вибрати vertical-SaaS під стек команди. Критерії: сумісність з відеоплатформою, підтримка мови зустрічей, відкритий API для інтеграцій, політика зберігання транскриптів.
2. Підключити календар і налаштувати авто-приєднання бота до зустрічей певних типів (внутрішні стендапи, клієнтські зустрічі, планерки) — зазвичай через тег події або тип календаря.
3. Підключити трекер задач через нативну інтеграцію SaaS або через вебхук у рушії робочих процесів/Zapier. Визначити, до якого проєкту потрапляють завдання з різних типів зустрічей.
4. Налаштувати правила маршрутизації: які зустрічі створюють завдання, хто отримує нагадування у Slack, куди складається транскрипт, кому доступне повне зведення.
5. Зібрати промпт для вилучення завдань — шаблон, за яким LLM відокремлює реальні завдання від обговорень. Тут критична ітерація: перші 2-3 тижні промпт правлять під стиль зустрічей команди.
6. Пілот на одній команді (5-10 людей, 2-3 тижні). Зібрати зворотний зв'язок: що вилучається коректно, де помилки, які поля не заповнюються, які зустрічі краще виключити.
7. Розгортання на всю компанію після фіксації промпта, правил маршрутизації та політики доступу.

Компоненти рішення

Проміжний оркестратор корисний, коли нативних інтеграцій SaaS-сервісу недостатньо — наприклад, потрібно фільтрувати зустрічі за тегом календаря або надсилати завдання одразу до кількох систем.

Для запуску автоматизації потрібні три типи готовності: дані/доступи, команда, час.

Дані та доступи

• Адміністративний доступ до календарного сервісу (Google Workspace або Microsoft 365) для налаштування авто-приєднання бота до зустрічей.
• Адміністративний доступ до трекера задач для створення API-токена та налаштування інтеграцій.
• Адміністративний доступ до корпоративного месенджера (Slack або Microsoft Teams) для встановлення застосунку нагадувань.
• Дозволи на запис зустрічей — юридичні та внутрішні. Необхідна відповідність локальному законодавству про захист персональних даних.
• Відеоплатформа, що підтримує ботів або нативний транскрипт: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.

Готовність команди

• Команда вже реально користується трекером задач — якщо задачі не потрапляють туди зараз вручну, автоматизація не змінить звичку.
• У зустрічей є власник, який перевіряє витягнуті завдання перед розсилкою в перші тижні.
• Домовленість про тональність нагадувань: публічне зведення у спільному сховищі vs. приватні задачі в особистому месенджері.

Терміни

Рівень вихідного дня за складністю — 2-4 тижні до продакшну. Приблизно тиждень на вибір SaaS-інструмента та підключення інтеграцій, 1-2 тижні на налаштування промптів і правил маршрутизації, фінальний тиждень на пілот в одній команді та доведення під реальні зустрічі.