Чернетка комерційної пропозиції

Автоматизація готує текстову чернетку комерційної пропозиції на основі даних угоди в CRM і набору шаблонів із File storage. Замість того щоб менеджер починав з чистого аркуша або копіював попередню КП, AI-агент збирає структуру документа, підставляє релевантні блоки і повертає файл для фінального рев'ю. Середній час підготовки падає з 2 годин до 15 хвилин.

Що робить автоматизація

1. Отримує сигнал про нову угоду зі статусом «Підготовка КП» із CRM.
2. Витягує картку клієнта: назва компанії, контактна особа, галузь, запит, бюджетний орієнтир, історія комунікації.
3. Визначає тип КП за продуктом або послугою і підтягує відповідний шаблон із File storage.
4. Формує структуру документа: вступна частина, опис завдання клієнта, пропозиція, склад робіт, строки, ціна, умови оплати, контакти.
5. Генерує текст у корпоративній тональності з урахуванням специфіки клієнта і попередніх точок контакту.
6. Зберігає чернетку в картці угоди в CRM і в папці клієнта у File storage.
7. Повідомляє менеджера з посиланням на готову чернетку для рев'ю і відправки.

Результат — текстовий документ, який потребує правок на 10-20% обсягу: уточнення ціни, додавання специфічних прикладів з практики, фінальний check тональності. Менеджер залишається автором КП, але не витрачає час на рутинну збірку структури і копіювання даних із CRM.

Чого автоматизація не робить

• Не надсилає КП клієнту без ручного підтвердження менеджера. Фінальна відправка завжди проходить через людину.
• Не погоджує ціни і знижки. Цінові рішення залишаються за менеджером або керівником продажів; автоматизація бере цифри лише з CRM або заздалегідь підготовленого прайсу.
• Не замінює первинний discovery call. Якщо даних про клієнта в CRM немає або вони фрагментарні, чернетка вийде поверхневою і потребуватиме переписування вручну.

Автоматизація побудована як low-code пайплайн. CRM відіграє роль джерела даних і фінального сховища, File storage — бібліотеки шаблонів і архіву чернеток, AI-агент на AI-модель — генератором тексту. Інтеграційний шар зв'язує компоненти через webhook і API.

Технічний потік

Ланцюжок спрацьовує при зміні статусу угоди в CRM. Оркестратор (workflow-рушій або Zapier) забирає payload з угодою і передає його в промпт AI-агента. Агент звертається до File storage, щоб отримати потрібний шаблон, збирає фінальний промпт з усіма змінними і повертає структурований текст. Результат записується назад у CRM як вкладення і в File storage як файл у папці клієнта.

Компоненти рішення

Кроки впровадження

1. Аудит поточного процесу підготовки КП: які шаблони використовуються, скільки варіантів структури, які поля беруться вручну.
2. Збір бібліотеки шаблонів у File storage з єдиною структурою і змінними ({клієнт}, {послуга}, {ціна}, {строк}).
3. Налаштування webhook або тригера в CRM на подію «Підготовка КП».
4. Розробка промпта для AI-агента: роль, тональність, структура виводу, правила обробки відсутніх даних.
5. Налаштування pipeline в low-code оркестраторі: CRM → нормалізація даних → AI-агент → запис у CRM і File storage.
6. Тестування на 10-15 реальних угодах з історії, порівняння з чернетками менеджерів.
7. Викатка на одного менеджера або пілотну команду, збір зворотного зв'язку два тижні.
8. Тюнінг промпта і бібліотеки шаблонів за підсумками пілота, повна розкатка на відділ.

Як AI-агент працює з даними

AI-модель отримує на вхід JSON з угодою і вибраний шаблон. Промпт інструктує агента використовувати тільки передані факти, не вигадувати цифри і кейси, позначати порожні поля маркером {вимагає уточнення}, якщо даних не вистачає. Тональність задається через приклади попередніх КП компанії. Для чутливих полів (ціна, строки) агент не генерує значення сам, а підставляє рівно те, що прийшло з CRM.

Формат виводу

Чернетка зберігається у двох місцях: як прикріплений файл до картки угоди в CRM і як документ у папці клієнта в File storage. Менеджер отримує швидкий доступ під час роботи з угодою; керівник продажів бачить історію всіх версій КП в одному місці.

Базовий набір умов, за яких автоматизація дає задекларований ефект скорочення часу підготовки КП.

Дані та доступи

• CRM із заповненими картками угод: клієнт, послуга, контактна особа, запит, бюджетний орієнтир. Порожні поля безпосередньо знижують якість чернетки.
• File storage з бібліотекою шаблонів КП в єдиній структурі. Мінімум 3-5 варіантів під основні типи послуг або продуктів.
• API-доступ або webhook у CRM для читання угод і запису вкладень.
• Доступ до API AI-провайдера (Anthropic для AI-моделі).

Процесна готовність

• У відділі продажів існує формалізований процес підготовки КП: є розуміння, який шаблон застосовується в яких випадках.
• Визначено поля, які заповнює менеджер у CRM до переходу на етап КП (мінімум: продукт, обсяг, базова ціна).
• Погоджено owner автоматизації на стороні клієнта: хто відповідає за оновлення шаблонів і правки промпта після запуску.

Команда

• Керівник продажів або менеджер — власник процесу і замовник.
• 1-2 менеджери для пілоту та зворотного зв'язку щодо якості чернеток.
• Технічний власник CRM або адмін із правами на налаштування webhook і API-токенів.

Строк впровадження

Типовий проєкт займає 2-4 тижні: тиждень на аудит і збір шаблонів, тиждень на збірку пайплайна і промпта, 1-2 тижні на пілот і тюнінг. Строк збільшується, якщо бібліотека шаблонів ще не структурована або CRM потребує попереднього очищення даних.