Обробка нотаток зі зустрічей

Автоматизація обробляє нотатки зі зустрічей без участі людини-секретаря: записує, розшифровує, скорочує та розкладає завдання за відповідальними. Формат на виході — коротке summary на 150-300 слів плюс структурований список action items, готовий до імпорту в issue tracker. Система працює поверх відеодзвінків Zoom, Google Meet або Microsoft Teams — або підключається ботом до зустрічі, або читає нативний транскрипт платформи. Основна цінність не в записі, а в автоматичному розкладанні завдань по людях і системах після закінчення дзвінка.

Процес виглядає так — від моменту, коли зустріч потрапляє в календар, до моменту, коли учасники отримують свої follow-ups:

1. Бот підключається до зустрічі за запрошенням із календаря або активується автоматично через інтеграцію з календарним сервісом.
2. Аудіо перетворюється в текст із розпізнаванням мовців — кожна репліка прив'язана до конкретного учасника.
3. AI-агент на базі LLM (наприклад, AI-модель) аналізує транскрипт і витягує: коротке summary зустрічі, список прийнятих рішень, action items з відповідальними та дедлайнами, ключові цитати для контексту. Промпт задає структуру витягування — які поля обов'язкові, які опціональні.
4. Action items групуються за відповідальними та форматуються під структуру issue tracker команди — заголовок, опис, дедлайн, проект.
5. Завдання створюються автоматично в issue tracking-системі через API, з прив'язкою до проекту та тегів.
6. Кожному учаснику надходить персональний follow-up у месенджері — лише його завдання та релевантне йому summary.
7. Повна розшифровка та summary зберігаються у спільне сховище нотаток (наприклад, Notion), пов'язуються з посиланням на подію в календарі — щоб учасники могли повернутися до контексту через тиждень.

Весь цикл від кінця зустрічі до доставки завдань займає від 3 до 10 хвилин залежно від тривалості дзвінка та навантаження LLM.

Що автоматизація НЕ робить

• Не замінює ведучого зустрічі. Рішення та пріоритети залишаються за людьми — AI-агент лише фіксує сказане.
• Не гарантує 100% точність транскрипції. Специфічні терміни, сильні акценти або погана якість звуку знижують розпізнавання — підсумкове summary потрібно перевіряти перші тижні.
• Не розставляє пріоритети завдань. Action items витягуються як є: якщо на зустрічі не зафіксовано дедлайн або відповідального, система залишить поле порожнім, а не вгадає за контекстом.

Технічно автоматизація будується навколо одного з готових vertical-SaaS-сервісів для зустрічей плюс набір інтеграцій з робочими системами команди. SaaS-інструмент бере на себе транскрибацію та базове вилучення action items, а оркестрація між календарем, issue tracker і месенджером налаштовується через вбудовані інтеграції або через no-code-оркестратор на кшталт workflow-рушія або Zapier.

Потік даних

1. Календарний сервіс (Google Calendar або Outlook) надсилає подію зустрічі до meeting-bot.
2. Бот підключається до зустрічі за посиланням, записує аудіо та відео.
3. На стороні SaaS-сервісу аудіо перетворюється на текст із діаризацією — ідентифікацією тих, хто говорить, за голосом.
4. LLM-модель обробляє транскрипт за заздалегідь заданим промптом: вилучити рішення, action items, власників, дедлайни, відкриті питання.
5. Результат — структурований JSON з полями: summary, decisions, tasks (owner, title, due_date, description).
6. Інтеграційний шар розподіляє завдання за цілями: в issue tracker створюються тікети, до Slack або Microsoft Teams надходять персональні повідомлення, повне summary зберігається в Notion.
7. Посилання на summary прикріплюється назад до події в календарі — щоб учасники могли повернутися до контексту без пошуку.

Кроки впровадження

1. Вибрати vertical-SaaS під стек команди. Критерії: сумісність з відеоплатформою, підтримка мови зустрічей, відкритий API для інтеграцій, політика зберігання транскриптів.
2. Підключити календар і налаштувати авто-приєднання бота до зустрічей певних типів (внутрішні стендапи, клієнтські зустрічі, планерки) — зазвичай через тег події або тип календаря.
3. Підключити issue tracker через нативну інтеграцію SaaS або через webhook у workflow-рушії/Zapier. Визначити, до якого проєкту потрапляють завдання з різних типів зустрічей.
4. Налаштувати правила маршрутизації: які зустрічі створюють завдання, хто отримує follow-up у Slack, куди складається транскрипт, кому доступне повне summary.
5. Зібрати промпт для вилучення action items — шаблон, за яким LLM відокремлює реальні завдання від обговорень. Тут критична ітерація: перші 2-3 тижні промпт правлять під стиль зустрічей команди.
6. Пілот на одній команді (5-10 людей, 2-3 тижні). Зібрати зворотний зв'язок: що вилучається коректно, де помилки, які поля не заповнюються, які зустрічі краще виключити.
7. Розгортання на всю компанію після фіксації промпта, правил маршрутизації та політики доступу.

Компоненти рішення

Проміжний оркестратор корисний, коли нативних інтеграцій SaaS-сервісу недостатньо — наприклад, потрібно фільтрувати зустрічі за тегом календаря або надсилати завдання одразу до кількох систем.

Для запуску автоматизації потрібні три типи готовності: дані/доступи, команда, час.

Дані та доступи

• Адміністративний доступ до календарного сервісу (Google Workspace або Microsoft 365) для налаштування авто-приєднання бота до зустрічей.
• Адміністративний доступ до issue tracker для створення API-токена та налаштування інтеграцій.
• Адміністративний доступ до корпоративного месенджера (Slack або Microsoft Teams) для встановлення застосунку follow-up.
• Дозволи на запис зустрічей — юридичні та внутрішні. Необхідна відповідність локальному законодавству про захист персональних даних.
• Відеоплатформа, що підтримує ботів або нативний транскрипт: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.

Готовність команди

• Команда вже реально користується issue tracker — якщо задачі не потрапляють туди зараз вручну, автоматизація не змінить звичку.
• У зустрічей є власник, який перевіряє витягнуті action items перед розсилкою в перші тижні.
• Домовленість про тональність follow-up: публічне summary у спільному сховищі vs. приватні задачі в особистому месенджері.

Терміни

Weekend-рівень складності — 2-4 тижні до продакшну. Приблизно тиждень на вибір SaaS-інструмента та підключення інтеграцій, 1-2 тижні на налаштування промптів і правил маршрутизації, фінальний тиждень на пілот в одній команді та доведення під реальні зустрічі.