Щоденний дайджест зобов'язань для PM-ів

Автоматизація зчитує завдання з трекера задач, класифікує їх за терміновістю та ризиком, зводить у короткий дайджест і надсилає проджект-менеджеру в його канал комунікацій.

Кожен PM отримує вранці одну картку, з якої видно весь свій операційний обсяг завдань за хвилину — без перемикання між Jira, Notion, Slack-тредами та особистими нотатками. Дайджест замінює ручний ранковий ритуал і знімає з PM когнітивне навантаження перших 30 хвилин дня.

Що робить процес покроково

1. Збирає відкриті завдання з трекера задач, де поточний PM — власник, виконавець або спостерігач на потрібних проектах; фільтр налаштовується під структуру команди.
2. Відокремлює три категорії: прострочені пункти, завдання з дедлайном ≤72 години, застряглі без оновлень ≥5 днів.
3. Підсумовує кожен тікет до одного рядка: статус, блокер (якщо є), очікувана дія та відповідальний виконавець.
4. Застосовує перевірку за рубрикою: позначає завдання з потенційно чутливим до відповідності вимогам контекстом — робота з клієнтськими даними, NDA-зобов'язаннями, юридичними дедлайнами, згадками регуляторів.
5. Групує результат за пріоритетами: «сьогодні критично», «цього тижня», «тримаю на радарі», «потребує ескалації».
6. Надсилає дайджест в особистий канал PM (Slack DM, Telegram, MS Teams) до обумовленого часу — за 30 хвилин до стендапу або на початку робочого дня.
7. Веде журнал: які пункти дайджест флагнув і які були закриті за добу — матеріал для ретро та зворотний зв'язок щодо точності рубрики.

Чого автоматизація не робить

• Не замінює проджект-менеджера. Рішення щодо пріоритизації, ескалації та перерозподілу роботи залишаються за людиною — дайджест лише виносить потрібні пункти на поверхню.
• Не змінює самі тікети. Автоматизація працює лише для читання щодо трекера задач; правки статусів і коментарі PM робить вручну.
• Не дає гарантій відповідності вимогам. Перевірка за рубрикою підсвічує підозрілі формулювання як сигнал для тріажу, але юридична експертиза та фінальне рішення — за профільною командою.

Рішення побудовано як робочий процес на власному коді: щоденний cron-тригер запускає конвеєр, який витягує завдання з трекера задач, проганяє їх через LLM для зведення та перевірки за рубрикою, збирає markdown-дайджест і публікує його через API комунікацій. Архітектура навмисно проста — один скрипт, одна черга, одне сховище журналів — щоб PMO-команда могла підтримувати її без окремого DevOps.

Технічний потік

1. Cron-тригер запускає конвеєр у заданий час (за замовчуванням 08:00 у часовому поясі кожного PM).
2. Скрипт запитує API трекера задач за фільтром: відкриті тікети, призначені або відстежувані PM-ом, у проєктах зі списку дозволених.
3. Крок збагачення підвантажує коментарі останніх 7 днів, історію статусів та метадані (дедлайн, мітки, зв'язки між тикетами).
4. AI-модель отримує кожен тикет і повертає однорядкову саммарі у суворо заданому форматі.
5. LLM проганяє тикети через QA-рубрику: критерії відповідності вимогам, якість формулювань, наявність власника та дедлайну, ознаки зупиненого стану.
6. Агрегатор збирає підсумковий markdown: шапка з метриками дня, блоки за пріоритетами, список флагів з коротким поясненням.
7. Комунікаційна інтеграція надсилає дайджест в особистий канал PM.
8. Журнальний модуль записує кожен прогін до таблиці журналу аудиту: список флагів, розмір дайджесту, час генерації, частка помилок LLM.

Кроки впровадження

1. Визначити обсяг: список PM-ів, фільтри трекера задач, розклад, канали доставки.
2. Налаштувати API-доступ до трекера задач та каналів комунікацій через службовий обліковий запис з мінімально необхідними правами.
3. Скласти документ рубрики: що вважається флагом невідповідності вимогам, що — стилістичним зауваженням, що — блокером.
4. Розробити LLM-промпти: зведення (з жорстким обмеженням за довжиною) та рев'ю рубрики (з JSON-output для валідації).
5. Зібрати перший прогін у тестовому середовищі і вручну порівняти дайджест з реальною картиною у пілотного PM.
6. Запустити пілот на 1-2 PMs на 2 тижні, збираючи зворотний зв'язок щодо формату, точності флагів та корисності групування.
7. За підсумками пілоту підтягнути рубрику, додати списки дозволених і заборонених формулювань та розгорнути на всіх PM-ах команди.

Ключові компоненти

Типові варіанти налаштування

• Один PM, одна команда. Мінімальна конфігурація: один робочий процес, один канал. MVP за 1-2 тижні.
• Кілька PMs, спільний PMO. Спільна рубрика, окремі фільтри на кожного PM, єдиний журнал для аналітики помилок рубрики.
• З багаторівневою ескалацією. Поверх базового дайджесту додається тижневий звіт для керівника PMO з агрегованою статистикою по прострочених завданнях та закритих флагах.

Автоматизація працює поверх наявного трекера задач і стека комунікацій. Якщо команда вже веде задачі в Jira/Linear/ClickUp і живе в Slack/Telegram — 80% інфраструктури вже є, залишається підключити LLM і написати конвеєр.

Доступи та дані

• API-доступ до трекера задач (Jira, Linear, ClickUp, GitHub Projects, Asana та аналоги) від службового облікового запису.
• Права на читання задач, коментарів та історії статусів у потрібних проектах.
• API-доступ до каналу комунікацій для надсилання особистих повідомлень (Slack, Telegram, MS Teams).
• Ключ LLM-провайдера (AI-модель або аналог) з достатнім лімітом запитів під денний обсяг тикетів.
• Середовище для cron-задач: рушій робочих процесів, безсерверна функція або звичайний VPS з systemd-таймером.

Готовність команди

• Один інженер з досвідом API-інтеграцій (~10-20 годин на налаштування та супровід MVP).
• Один PM як пілотний користувач для калібрування критеріїв оцінки і формату дайджесту.
• Спонсор з боку PMO для визначення обсягу і меж критеріїв відповідності вимогам.

Терміни

• Тиждень 1: доступи, базовий робочий процес, перший тестовий прогін на пісочниці.
• Тиждень 2: рубрика, LLM-промпти, фінальний формат markdown, старт пілоту з одним PM.
• Тижні 3-4 (опційно): ітерація за зворотним зв'язком, розгортання на решту PM-ів, підключення журналу для аналітики якості флагів.